Hoe werkt Monitor?

In vijf stappen van inkoopfacturen naar opgeloste afwijkingen. Jullie houden altijd de regie.

1
Importeren
Upload per klant een export van de inkoopfacturen uit jullie boekhoudpakket (Excel of CSV), en eventueel e-facturen en bankmutaties. Liefst twaalf maanden.
2
Analyseren
Monitor leest de facturen, koppelt ze aan de juiste klant en leverancier, en legt de maanden naast elkaar. Negen controles zoeken naar wat opvalt. Bedragen worden uitgerekend, niet geschat.
3
Begrijpen
Elke bevinding laat zien wat er is gebeurd, welke facturen het betreft, de berekening, en wat wel en niet is aangetoond.
4
Oplossen
Per bevinding staan de stappen en een conceptbrief klaar. Jullie controleren, passen aan en versturen zelf. Monitor verstuurt nooit iets.
5
Controleren
Leg vast wat er gebeurde: bevestigd, actie uitgezet, opgelost. Pas als er geld terug is of de prijs omlaag ging, telt het als gerealiseerd.

Wat de woorden betekenen

Aangetoonde afwijking: Uit de facturen blijkt dat er iets afwijkt (bijv. hetzelfde factuurnummer twee keer). Of het een fout is, beoordelen jullie.
Mogelijke afwijking: Het lijkt erop, maar er is een andere verklaring mogelijk (bijv. een tweede levering met hetzelfde bedrag).
Onvoldoende gegevens: Er valt iets op, maar er is te weinig informatie om van een probleem te spreken.
Mogelijk: Bedrag dat de controle heeft uitgerekend, nog niet beoordeeld. Geen besparing.
Bevestigd: Jullie zijn het eens dat het klopt; de afhandeling loopt.
Gerealiseerd: Aantoonbaar terugontvangen of bespaard, vastgelegd met bedrag en onderbouwing. Alleen dit is resultaat.
Signaal: Informatie voor het gesprek met de klant, zonder bedrag om op te tellen (bijv. een nieuw abonnement).